Zece ratiuni de vārf datorita carora aplicatiile Matching Grant sunt tinute īn asteptare (īntārziate)
Douglas W. Vincent and Rotary Foundation Staff,for the ROTI Institute
Autor: Douglas W. Vincent si Personalul Fundatiei Rotary, pentru Institutul ROTI.
Traducere īn limba romāna: Corneliu Dinca, R C Craiova - ROMĀNIA
Presedinte 1997-1999, Membru al Comitetului Districtual Romānia - Republica Moldova, responsabil Matching Grants, G.S.E..
Pe cānd foarte multe activitati de Servicii Comunitare Mondiale se deruleaza pe plan mondial fara matching granturi, numeroase proiecte de servicii umanitare Rotary sunt realizate cu ajutor financiar din partea fundatiei Rotary. Din cānd īn cānd Rotarienii īsi exprima frustarea datorita lungului proces de decizie si al īntārzierilor ce apar īn procesul aplicatiilor de tip matching grant. Īn cele ce urmeaza sunt prezentate cele zece ratiuni de vārf pentru care aplicatiile sunt īntārziate, listate īn ordine descrescatoare:
1) Rotarienii nu comunica īntre ei sau sunt prea multe persoane de tip Contact Proiect Primar. De asemenea, membrii contacteaza mai degraba personalul Fundatiei Rotary, decāt se contacteaza ei īntre ei. Nu este un lucru iesit din comun ca personalul sa primeasca 5 telefoane pe zi (fiecare) prin care se īntreaba daca un matching club sau district a completat formularele. Adesea, īn cursul aceleasi zile, sunt numeroase apeluri care cer informatii despre acelasi proiect. Ar fi de mare ajutor daca Contactele Primare ar comunica mai mult īntre ei si ar trece la actualizari pentru toate partile interesate. Acest lucru ar elimina apelurile telefonice, permitānd personalului sa lucreze mai eficient la aplicatii.
2) Toate proiectele au o importanta egala, dar prea des Rotarienii cer ca aplicatia lor sa fie considerata de prioritate maxima. Rotarienii cer adesea personalului sa grabeasca aplicatia lor. Desigur, fiecare aplicatie este importanta si atunci cānd personalului i se cere sa grabeasca procesul unei propuneri, este īncetinit procesul tuturor celorlalte proiecte. Cererile de "grabire" au deja o norma (3-5 pe zi), iar moneda "va rog grabiti" a devenit la fel de mare ca una obisnuita.
3) Plata incorecta sau transfer de informatii incorect. Dupa ce o plata a fost efectuata, adesea sponsorii informeaza personalul asupra unei erori aparute īn informatia transmisa despre plata deja efectuata. Acest lucru poate cauza nenumarate ore pierdute pentru a da de urma cererii de plata, apoi de a o anula si de a revizui informatia asupra platii.
4) Costuri neeligibile sunt incluse īn proiectul de buget. Sponsorii trebuie sa citeasca īndrumarul īnainte de a depune aplicatia. Proiectele de buget includ adesea costuri neeligibile, ca de exemplu costuri de administrare, calatorii internationale, salarii, sau constructia de cladiri. Īntārzierile apar pentru ca personalul R.I. trebuie sa trimita scrisori care sa aminteasca cluburilor de aceste criterii si sa ceara revizuirea bugetelor.
5) Nu este folosit un curs oficial de schimb R.I.. Este mai bine sa exprimati bugetul īn moneda locala si sa lasati personalul sa identifice echivalentul īn US$. Personalul prefera primirea proiectelor de buget īn moneda locala. Dupa ce este analizata, cursul oficial al R.I. este aplicat īntregii aplicatii. Atunci cānd cluburile folosesc propria lor rata de schimb, toate datele aplicatiei pot fi incorecte.
6) Nu sunt transmise facturi pro-forma sau cotatii de pret. Din diverse ratiuni nu sunt transmise facturile pro-forma sau cotatiile de pret cerute, pentru toate obiectele totalizānd 500 US$ sau mai mult. Personalul trebuie sa va scrie pentru a le obtine.
7)Rotarienii nu citesc īntotdeauna informatiile ce le sunt transmise. Publicatiile Rotary si formatele aplicatiei contin īndrumari specifice si instructiuni. Totusi, se pare ca multi Rotarieni nu par a le citi sau urmari īn mod corect sau complet.
8) Autoritatile nu au semnat scrisoarea de sustinere. Guvernatorii (ul) Districtelor (ului) si/sau Presedintele (tii) de club (uri) trebuie sa semneze formularele corespunzatoare, īn locurile cerute.
9) Contactele proiectului nu folosesc numarul MG atribuit aplicatiei lor. Avānd mai mult de 3.000 de fisiere de lucru deschise īn fiecare moment si mai mult de 70% crestere a numarului de aplicatii primite, este importanta folosirea unui bun sistem de urmarire a acestora. Se consuma timp important si este dificil de localizat un fisier de aplicatie atunci cānd cineva suna sau cere informatii fara a sti numarul de referinta al aplicatiei.
10) Sponsorii transfera contributiile ĪNAINTEA aprobarii grantului. Este greu de īnteles de ce banii sunt transmisi īnaintea analizei proiectului. Acest lucru provoaca multe dificultati administrative si pierdere de timp. Personalul pierde nenumarate ore īncercānd sa localizeze fonduri transmise cu multe luni īnainte, fara aprobare sau numar de proiect. Pentru a evita folosirea gresita a unor fonduri si īntārzieri contabile inutile, va rugam sa nu transmiteti fonduri īnainte ca Trustees sa aprobe aplicatia.
Douglas Vincent este International Chairman Fondator al Institutului ROTI, un nou concept de īmpartire a cunoasterii prin reteaua Rotarieni pe Internet.
El poate fi contactat prin e-mail:[email protected]
Navigational Menu
Welcome, Home|The Jack Olssen Story|Roti what is it?|What is Rotary? / ROTI Articles|Introduction|Friendship Declaration
Eastern Europe
Armenia|Belarus|Bulgaria|Estonia|Georgia|Latvia|Lithuania|Moldova|Romania|Russia|Ukraine
Central Europe
Albania|Austria|Croatia|Czech Republic|Greece|Hungary|Macedonia|Poland|Serbia, Slovakia|Slovenia
Interested in Rotary? Some Links|Have your say!
In case you needed fonts to view other languages please click here for downloads